Make your own free website on Tripod.com

CATATAN KULIAH KESEKRETARIATAN 2 OLEH: KHAIRANI ALAWIYAH

BAB I

TEKNIK MENYUSUN NOTULA

Pengertian Dasar Notula

Menysun Notula adalah proses pengadaan laporan tertulis mengenai hasil suatu rapat atau pengertian. Pengertian Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau kepuusan dalam rapat.

Notula ada dua jenis yaitu

Notula harfiah

Adalah laporan mengenai sumbangan pendapat peserta.

Notula rangkuman

Adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.

Maka Notulis perlu mengetahui hak-haknya antara lain :

Sebelum Rapat

Sebelu rapat notulis berhak mengetahui informasi mengenai latar belakang materi yang akan disajikan dalam rapat.

Pada Waktu Rapat Berlangsung

Hak Notulis pada waktu rapat berlangsung adalah :

Notulis berhak mengetahui benar-benar tujuan yang ingin dicapai dalam rapat.

Notulis berhak menerima semua dokumen yang dibagikan pada waktu rapat.

Dari notulis dituntut agar pembuatan notula tersusun rapi, tetapi rapatnya sendiri berjalan kacau.

Notulis berhak mendapatkan perumusan yang baik dari semua peserta rapat yang telah diajukan.

Notulis Berhak Mendapatkan Rangkuman dan esimpulan Rapat

Setiap selesai pembahasan setiap acara , Notulis perlu diberikan kesemopatan berbicara setiap kali stu tahap acara selesai guna menyempurnakan notulanya.

Notulis berhak duduk disamping ketua sidang

Notulis berhak meminta dirinya digantikan dalam pembicaraan yang berkepanjangan

Notulis berhak atas pembebasan dari tugas-tugas lainnya selama menyusun notula.

 

Sesudah Rapat

Hak untuk mendapatkan waktu cukup untuk mengolah catatannya.

Notulis berhak, atas kesediaan para peserta rapat, mendapatkan informasi tambahan sesudah rapat.

Daftar Kebutuhan Notulis

Kebutuhan Informasi

Kebutuhan waktu

Kebutuhan Tempat yang Strategis

Kebutuhan Konsentrasi

Persyaratan untuk menjadi Notulis

Mampu melakukan dua hal sekaligus, mendengar dan menulis

Kemampuan untuk memilih-milih bagian yang penting dan yang tidak penting

Kemampuan untuk berkonsentrasi

Kemampua menyesuaikann diri, kemampuan melapor secara netral

Memahami bahasa teknis dan menguasai materi pembahasan

Kemampuan mengethui kebutuhan embaca

MMendengarkan dengan maksud menemukan sesuatu

Kemampuan menulis cepat atau steno

Menguasai metode pencatatan

Menguasai berbagai metoda pengolahan data

Mengenal struktur rapat

Fungsi Notula

Sebagai dokumen dan bahan bukti

Sebagai sumber informasi bagi yang tidak mengadiri rapat.

Notula sebagai landasan pertemuan berikutnya

Notula sebagai alat pengingat para peserta rapat

Notula sebagai bukti bersejarah

Notula untuk rapat semu

Persiapan Sebelum Rapat

Mengirimkan notula rapat yang terdahulu

Mengisyaratkan kebutuhan akan rapat berikutnya

Mengumpulkan berbagai data dan butir acara

Mengajukan acara rapat dan merundingkannya.

Menetukan siapa- siap yang diundang

Dll

Meringkas

Proses pembuatan ringkasan secara kronologis dapat dibuat melalui prosedur berikut :

Membaca naskah atau menyimak uraian lisan

Menyeleksi dan mencatat pokok atau gagasan utama penulis/pembicara

Membandingkan dan memeriksa dengan bentuk aslinya .

H Hubungan dengan Sekretaris

Sekretaris harus bertanggung jawab atas keberhasilan notula yang bermutu, meskipun tanpa pelaksanaan pembuatannya orang lain (notulis), sehingga konsep notula pertama-tama harus melalui sekretaris dahulu.

 

BAB II

TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN

A. Pengertian, Fungsi , Syarat dan Jenis Laporan

Pengertian Laporan

Adalah penyampaian informasi dsri seorang petugas/ pejabat kepada petugas/ pejabat lain dalam suatu sistem administrasi.

Isi laporan dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan dan sebagainya.

Fungsi Laporan

Secara singkat dapat dirumuskan bahwa laporan mempunyai fungsi informasi, fungsi pengawasan, pengambilan keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban.

Syarat- syarat Laporan

Isi laporan harus terperinci dan jelas

Harus mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan.

Isi laporan tidak boleh berbelit-belit.

4. Jenis Laporan

Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan diuraikan sebagai berikut :

Laporan menurut isinya :

Laporan Informatif

Laporan Rekomendasi

Laporan Analitis

Laporan pertanggungjawaban

Laporan Kelayakan

Laporan menurut bentuknya :

Laporan berbentuk Memo

Laporan berbentuk Surat

Laporan berbentuk Naskah

B. Penyusunan Laporan

Ada dua tahap yaitu

Persiapan Penulisan Laporan

Bahan Penyusunan laporan adalah data dan fakta.

Sistematika Laporan

Struktur Laporan ada beberapa macam yaitu:

pendahuluan

isi laporan

uraian / analisis

penutup/ saran

Pokok- pokok isi Laporan pertanggung jawaban

Bentuk naskah dengan garis besar isinya sebagai berikut :

Pengantar ( dasar pembuatan laporan )

Garis besar kegiatan yang dilaporkan

Isi laporan ( rincian kegiatan secara kronologis beserta biaya yang sudah dikeluarkan dengan menunjukkan nomor –nomor tanda bukti pengeluaran )

Evaluasi ( bila ada)

Penutup / Saran

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

KEPROTOKOLAN

1. Pengertian Protokol

kata protokol berasal dari kata Yunani protokollon yang dewasa ini mempunyai beberapa pengertian :

Protokol adalah naskah perjanjian atau persetujuan awal dalam suatu perundingan antar dua negara.

Surat – surat resmi yang memuat hasil- hasil perundingan berupa dokumen notula rapat.

Peraturan – peraturan upacara kenegaraan untuk menyambut tamu negara

Protokol adalah aturan dalam tatacara hubungan diplomatik dengan mancanegara.

Tugas seksi Protokol

Menetapkan urutan susunan acara atau agenda pertemuan sehingga diketahui waktu yang diperlukan.

.Menetukan orang yang ditugaskan untuk melakukan dan bertanggung jawab atas masing-masing pekerjaan.

Menentukan siapa yang bertugas menjadi MC.

Menetapkan tamu yang diundang.

Persyaratan dalam keprotokolan

Ketrampilan seorang protokol yaitu :

Sikap dan ketrampilan

Cara menghubungi tamu VIP yang diharapkan datang

Cara mengantar tamu yang akan memberikan sambutan

Cara mengantar tamu VIP yang akan datang ke tempat duduk

Cara menyampaikan pesan panitia atau tuan rumah kepada tamu

Cara mengatur tempat duduk ketua panitia, anggota panitia, para hadirin , para wartawan , dan sebagainya.

Syarat-syarat seorang protokol yaitu :

Pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia.

Bermental kuat dan kepribadian tangguh.

Terampil dan cekatan untuk menguasai situasi.

Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat.

Sangat peka terhadap setiap per masalahan yang timbul.

Sangat memahami perasaan orang lain.

Berbusana sesuai dengan suasana

Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik.

Rendah hati tetapi tidak rendah diri.

Dan lain- lain.

B. Jenis Acara

Acara pertemuan yang bersifat pesta

Acara yang memerlukan upacara (seremonial) misalya: Upacara wisuda, upacara Kenegaraan.

C. Metode kerja

Persiapan –persiapan yang diperlukan

Tempat upacara

Membuat dan mengatur pengiriman surat undangan

Mengurus konsumsi

Perlengkapan , pengeras suara (sound sistem) perlu ditentukan petugas yang bertanggung jawab.

Kalau ada acara hiburan misalnya tarian klasik,kerawitan, daa lain-lain.

Jika dalam acara hajatan ada acara berdoa bersama.

 

 

 

 

 

KEMBALI KEAWAL